Contabilidad externalizada: optimice su gestión financiera
En Francia, la externalización de la contabilidad consiste en confiar la gestión financiera de una empresa a un censor jurado de cuentas o a una empresa especializada. Esta práctica es especialmente habitual entre las microempresas y las PYME, donde la eficacia y el cumplimiento de las normas son esenciales.
Sin embargo, es esencial elegir a un profesional cualificado. Sólo pueden ejercer los miembros de una empresa de contabilidad inscrita en la Ordre des experts-comptables. Esto garantiza a la empresa un alto nivel de competencia y seguridad en sus operaciones.
El papel de los censores jurados de cuentas va más allá de llevar la contabilidad. Asesoran a la dirección en cuestiones estratégicas, garantizan el cumplimiento de la normativa y optimizan los procesos contables.
Tanto si es una empresa de nueva creación como una PYME o una gran corporación, externalizar su contabilidad puede ser una decisión estratégica. Este enfoque ofrece ventajas considerables: menores costes, mayor experiencia especializada y rendimiento financiero optimizado.
En Iter Advisors ponemos nuestros conocimientos al servicio de su empresa para mejorar su gestión financiera a través de laexternalización. Nuestro objetivo no es sustituir a su experto contable, sino complementar sus conocimientos para lograr una mayor eficacia.
¿Qué es la externalización contable y cómo funciona?
Definición de externalización contable
Laexternalización contable consiste en confiar la totalidad o parte de sus tareas contables a un experto contable o a una empresa especializada. Estos proveedores de servicios, inscritos en el Conseil de l'Ordre des Experts-Comptables, se encargan de una amplia gama de tareas:
- Contabilidad.
- Declaraciones fiscales y de la Seguridad Social.
- Elaboración de informes anuales.
Este modelo se basa en una estrecha colaboración entre la empresa y el proveedor de servicios. La firma de una carta de compromiso garantiza un marco claro, en el que se especifican las responsabilidades de cada parte y los objetivos que deben alcanzarse.
¿Cuál es el principio de la externalización?
El principio dela externalización es sencillo: permitir a las empresas concentrarse en su actividad principal y delegar tareas complejas en expertos. Elcensor jurado de cuentas proporciona :
- Una gestión que cumpla la normativa vigente.
- Costes racionalizados gracias a servicios a medida.
- Acceso a herramientas modernas para automatizar y optimizar los procesos contables(Pennylane, Netsuite, Sage, etc.).
¿Qué servicios contables pueden externalizarse?
Servicios externalizados típicos
Externalizar su contabilidad a un censor jurado de cuentas le permite confiar una amplia gama de tareas complejas a una empresa, al tiempo que garantiza el cumplimiento y la calidad. Las tareas más comunes incluyen
- Contabilidad: Incluye el registro de las transacciones contables (compras, ventas, salarios), las conciliaciones bancarias y la gestión de las entradas de inventario al final del periodo.
- Declaraciones fiscales y de la Seguridad Social :
- IVA: Declaración y pago del impuesto sobre el valor añadido.
- Impuesto sobre Sociedades (IS): Cálculo, declaración y pago del impuesto devengado por la empresa.
- CFE (Cotisation Foncière des Entreprises): Declaración y pago de este impuesto anual vinculado a la actividad económica de la empresa.
- CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises): Cálculo y declaración para las empresas subvencionables.
- DAS2 (Declaración de honorarios): Declaración anual de honorarios, comisiones o gastos pagados a terceros.
- Impuesto sobre vehículos de empresa (TVS ): Cálculo y pago para empresas que utilizan vehículos con fines profesionales.
- Declaración Única de Desempeño Social (DUP): Obligatoria para determinadas empresas, combina varias declaraciones sociales.
- Gestión social y nóminas :
- Elaboración de nóminas.
- Declaración y pago de las cotizaciones a la seguridad social(URSSAF, pensión, caja de previsión).
- Gestión de los trámites relacionados con la contratación o la salida de empleados(DPAE, saldos de todas las cuentas).
- Cierres anuales: el censor jurado de cuentas prepara los balances, las cuentas de resultados, las notas y las declaraciones fiscales para las obligaciones legales y las relaciones con terceros, como bancos o inversores.
¿Qué es la asistencia contable?
La asistencia contable se dirige principalmente a las PYME que no disponen de un departamento interno de contabilidad o que necesitan un apoyo específico. Incluye :
- Asistencia puntual para tareas específicas: por ejemplo, gestión de entradas de inventario o ajustes de cierre de ejercicio.
- Asesoramiento sobre optimización fiscal y financiera: una visión externa puede identificar oportunidades para reducir las cargas fiscales u optimizar el flujo de caja.
- Formación de equipos internos: los expertos contables pueden formar al personal en el uso de herramientas contables y en la comprensión de los procesos financieros.
¿Cuáles son las ventajas de externalizar la contabilidad?
Reducir los costes de explotación
La externalización de la contabilidad es una solución rentable que convierte los costes fijos en variables. Al evitar la necesidad de contratar un equipo contable interno dedicado, las empresas pueden conseguir ahorros significativos:
- Sin cargas salariales ni de seguridad social: No hay obligación de pagar un salario fijo, vacaciones ni complementos al personal interno.
- Coste adaptado a sus necesidades: los honorarios que cobra un censor jurado de cuentas pueden ajustarse en función del encargo, ya sea un servicio mensual o uno puntual, como la elaboración de un balance.
Para pequeñas organizaciones o empresas de nueva creación en fase de crecimiento, este modelo ofrece acceso a competencias profesionales sin forzar el flujo de caja. Las empresas pueden destinar los recursos ahorrados a iniciativas estratégicas, como el desarrollo empresarial o lainnovación.
Experiencia y cumplimiento de la normativa
Los censores jurados de cuentas ofrecen una experiencia inigualable en materia de normativa fiscal y de seguridad social. Esta experiencia reduce considerablemente los riesgos asociados a errores o retrasos en las declaraciones, que pueden acarrear sanciones económicas:
- Cumplimiento legal: las declaraciones fiscales, de seguridad social y legales se realizan de acuerdo con los plazos y las normas vigentes.
- Anticiparse a los cambios normativos: Gracias a una supervisión constante, elcensor jurado de cuentas adapta las prácticas contables para cumplir las nuevas leyes o directivas.
Además, su papel como asesores estratégicos va mucho más allá de la mera realización de tareas: ayudan a las empresas a identificar oportunidades de optimización fiscal o financiera, impulsando así su competitividad.
Ahorre tiempo y aumente la flexibilidad
Gestionar la contabilidad es una actividad que requiere mucho tiempo, sobre todo para los directivos de PYME y empresas de nueva creación, que a menudo realizan varias tareas a la vez.La externalización les permite..:
- Centrarse en actividades estratégicas: como la prospección de nuevos clientes, el desarrollo de productos o la gestión de equipos.
- Servicios flexibles: El censorjurado de cuentas ajusta sus servicios en función de sus necesidades: apoyo puntual para cierres anuales, gestión recurrente de declaraciones fiscales o asistencia en proyectos específicos como la recaudación de fondos.
Esta flexibilidad es especialmente valiosa en entornos económicos inciertos, en los que las necesidades pueden cambiar rápidamente (el clásico ejemplo de las empresas de nueva creación).
Estudio de caso
OptiDigital
Factores que influyen en el coste
El coste de la externalización contable varía en función de una serie de criterios:
- Tamaño de la empresa: una pequeña empresa con un volumen bajo de transacciones pagará menos que una gran empresa con operaciones complejas y muchos empleados.
- Servicios requeridos: La externalización completa(contabilidad, gestión de nóminas, declaraciones fiscales y de la Seguridad Social) será más cara que la externalización parcial (por ejemplo, la preparación de las cuentas anuales únicamente).
- Frecuencia de la asistencia: Las empresas que necesiten asistencia periódica(mensual o semanal) tendrán costes más elevados que las que requieran asistencia puntual.
Costes en Francia
En el caso de la externalización contable en Francia, las tarifas varían en función de los servicios prestados y del tamaño de la empresa:
Pequeñas empresas (menos de 10 empleados)
- Coste medio mensual: Entre 150 y 500 euros sin IVA por la contabilidad y las declaraciones fiscales sencillas(IVA, impuesto de sociedades).
- Coste medio anual: Entre 1.800 y 6.000 euros sin IVA por la gestión completa, incluido el cierre de cuentas y la elaboración de balances.
PYME (10 a 50 empleados)
- Coste medio mensual: entre 500 y 1.500 euros, IVA excluido, por servicios ampliados que incluyen la gestión de la contabilidad general y de costes, así como asesoramiento fiscal.
- Coste medio anual: entre 6.000 y 18.000 euros, IVA excluido, en función de la complejidad del encargo(número de declaraciones, auditoría, elaboración de informes).
Grandes empresas o empresas con un gran volumen de transacciones
- Coste medio mensual: Entre 1.500 y 5.000 euros sin IVA, para una gestión integral que incluya servicios específicos comoanálisis financiero y consolidación de cuentas.
- Coste medio anual: entre 18.000 y 60.000 euros sin IVA por servicios completos de contabilidad, fiscalidad y seguridad social.
Parte social (gestión de nóminas y declaraciones sociales)
- Coste por empleado: Aproximadamente entre 15 y 25 euros sin IVA por nómina, con costes fijos adicionales para las declaraciones mensuales o trimestrales.
- Coste medio mensual: entre 100 y 1.000 euros sin IVA, en función del número de empleados y de la complejidad de los convenios colectivos aplicados.
¿Cómo elegir un proveedor de servicios de externalización contable?
Criterios de selección
Elegir al proveedor de servicios adecuado es un paso esencial para garantizar el éxito de la externalización contable. Estos son los principales criterios que hay que tener en cuenta:
- Reputación y experiencia: opte por una empresa de contabilidad con referencias sólidas y experiencia demostrada en el apoyo a empresas similares a la suya. Las opiniones de los clientes, las recomendaciones y los casos prácticos son indicadores fiables.
- Conocimiento del sector: un proveedor de servicios que conozca las particularidades de su sector de actividad (por ejemplo, tecnología, comercio minorista, industria) estará en mejores condiciones de entender sus problemas financieros y fiscales. Por ejemplo, una empresa emergente de SaaS necesitará un apoyo distinto al de una empresa manufacturera.
- Herramientas digitales Asegúrese de que el proveedor de servicios utiliza soluciones modernas para optimizar los procesos:
- ERP (Enterprise Resource Planning) para centralizar la gestión de datos: Pennylane, Yooz, Odoo...
- Software de generación de informes para análisis financieros detallados: Finthesis, QlikSense, PowerBI, etc.
- Plataformas colaborativas para el seguimiento en tiempo real de las operaciones contables.
Pasos para empezar a trabajar juntos
El éxito de la colaboración se basa en una planificación rigurosa y una comunicación fluida. He aquí los pasos clave:
- Defina sus necesidades: Evalúe con precisión las tareas que desea externalizar(contabilidad, declaraciones fiscales, gestión de nóminas) y determine sus expectativas en términos de resultados.
- Elabore un contrato detallado con su experto contable En carta de compromiso es un documento esencial que define :
- Las tareas encomendadas al proveedor de servicios.
- Objetivos previstos(plazos, resultados).
- Condiciones de tarificación(mensual, anual o por servicio).
- Establezca una comunicación regular: planifique puntos de control mensuales o trimestrales para asegurarse de quelas tareas avanzan. Utiliza herramientas colaborativas para compartir información fácilmente, como cuadros de mando o informes de actividad.
- Evaluar el rendimiento: Organizar revisiones periódicas para analizar la calidad de los servicios e identificar los ajustes necesarios. Estas evaluaciones garantizan que el proveedor de servicios sigue satisfaciendo las necesidades específicas de la empresa.
Conclusión: externalizar la contabilidad, una solución estratégica para su empresa
La externalización de la contabilidad es una solución clave para optimizar la gestión financiera, reducir costes y mejorar la eficiencia.
Con Iter Advisors, benefíciese de un apoyo personalizado para que su transición a la externalización sea un éxito.