Factur-X, UBL et CII : comprendre les formats de facture

Le standard hybride utilise un PDF/A-3 contenant un fichier XML. La représentation visuelle sert au lecteur ; les données structurées servent au traitement automatique. Les profils ne couvrent pas tous le même niveau de détail. L’éditeur et la plateforme doivent confirmer le profil et les données nécessaires à votre usage.

Un avoir doit rester relié à la facture d’origine et cohérent avec les données structurées. Exemple pédagogique : une prestation fait l’objet d’une facture, puis d’un avoir partiel. Nous contrôlons la référence initiale, les montants, la TVA et le destinataire, puis le statut retourné et l’écriture comptable.

La recette contrôle le document, les données, les règles techniques et le circuit. Nous séparons ces quatre vérifications pour identifier précisément la cause d’une anomalie.

La différence porte sur la structure des données et leur lecture par les logiciels. XML signifie langage de balisage extensible. UBL signifie Universal Business Language ; CII signifie Cross Industry Invoice. Factur-X combine une représentation PDF et un fichier XML CII. Nous demandons à l’éditeur quel format et quel profil sont acceptés dans le circuit réellement utilisé.

Un PDF ordinaire contient une représentation visuelle, pas nécessairement les données structurées attendues. La reconnaissance automatique de caractères peut aider à lire un document, mais ne transforme pas à elle seule un envoi par e-mail en circuit réglementaire. Nous distinguons le document, les données et la transmission. Cette séparation évite de valider la conformité à partir du seul aspect du fichier.

Le contrôle vérifie l’identité des parties, les références, les dates et les montants. Le SIREN identifie l’entreprise française sur neuf chiffres ; le SIRET identifie un établissement sur quatorze chiffres. Nous distinguons l’entité juridique, l’établissement et le destinataire du circuit. Une raison sociale proche ne suffit pas à rattacher une facture au bon tiers.

La TVA doit être cohérente avec les lignes et les totaux. Nous comparons les montants hors taxe, la taxe et le total toutes taxes comprises. Pour un avoir, vérifiez la référence de la facture initiale et le sens de la correction. Les arrondis et les remises doivent être testés avec les règles métier du format, pas corrigés au hasard pour obtenir une validation.

Le contrôle conserve les références nécessaires au rapprochement comptable et au paiement. Demandez comment elles circulent entre l’ERP, la plateforme agréée et le logiciel comptable. Un fichier accepté techniquement peut rester difficile à exploiter si la référence de commande ou la référence facture disparaît. Nous faisons apparaître ce besoin dans le scénario de recette.

Une facture doit être structurée et acheminée au bon destinataire par le circuit prévu. La plateforme agréée (PA), anciennement appelée PDP, assure les fonctions réglementaires ; PDP signifiait plateforme de dématérialisation partenaire. Le portail public de facturation (PPF) porte les fonctions publiques d’annuaire et de concentration des données. L’adresse électronique de facturation sert au routage, au-delà d’un simple contact e-mail.

Le test suit une facture depuis l’outil source jusqu’au retour exploitable par la finance. Nous vérifions le destinataire, le statut et les références conservées. En cas de rejet, la procédure indique où corriger et comment relancer sans créer de doublon. La présence du fichier dans un dossier d’export ne démontre pas sa réception ni son rapprochement.

Les formats ne changent pas le périmètre fiscal de l’opération. Une vente B2C ou une opération internationale peut relever de l’e-reporting, et les données de paiement répondent à leurs propres conditions. Le fichier, la matrice des flux et le calendrier doivent donc être testés ensemble. Nous évitons de traiter tous les documents comme des factures B2B domestiques.

La recette associe un résultat attendu à chaque fichier et conserve le résultat réellement obtenu. Nous recommandons une facture simple, un avoir, un acompte et un rejet selon votre activité. Notez le format, le profil, la version de l’outil et la date du test. Le dossier doit permettre de rejouer le scénario après une évolution de connecteur ou de paramétrage.

La finance valide la cohérence métier ; l’éditeur confirme les capacités techniques et les formats acceptés. Nous relions ces contrôles dans le procès-verbal, avec une liste d’anomalies et leur résolution. Une capture du PDF peut compléter le dossier, mais elle ne remplace pas le contrôle des données XML ni le retour de la plateforme.

Le dernier test porte sur l’autonomie de l’équipe. Une personne qui exploite le circuit doit pouvoir identifier un rejet, retrouver la source et conserver la correction. Nous recommandons de joindre la procédure au dossier de recette. Le contrôle reste ainsi utilisable pendant la clôture, une absence ou un changement d’interlocuteur logiciel.

Le retour comptable doit préserver l’identité du tiers, la référence facture et les montants utilisés pour le rapprochement. Nous recommandons de suivre une facture de test jusqu’à son affichage dans l’outil comptable. Le contrôle vérifie que la pièce consultable correspond aux données importées. Un document accepté par la plateforme ne démontre pas que les informations nécessaires au lettrage sont conservées dans votre environnement.

Un avoir doit rejoindre la bonne facture et la bonne entité. Un paiement partiel doit pouvoir être expliqué sans modifier le montant de vente initial. Nous testons séparément la transmission de la pièce et son rapprochement. Le dossier conserve les références avant et après passage dans les outils, afin de localiser une rupture éventuelle dans l’ERP, le connecteur ou l’import comptable.

La procédure de contrôle doit rester lisible pour la finance. Elle décrit la pièce attendue, les données essentielles et l’action si une référence manque. Nous recommandons de garder un exemple pédagogique distinct des pièces réelles et un procès-verbal propre aux tests de l’entreprise. Cette organisation facilite la reprise du contrôle pendant une clôture, après un changement de paramétrage ou lors du remplacement d’un interlocuteur.